作業の標準化の進め方
店舗の作業を標準化するときの、一般的な考え方をまとめます。店舗の作業は、売上などで変動する変動作業と、変動しない固定作業に分けられます。標準化は、固定作業から始めるのが良いでしょう。
固定作業から始める理由
固定作業を優先するのは、次のような理由からです。
- 店舗間の差が少なく、比較的標準化しやすい
- 改善効果を測りやすい
- マニュアル化しやすい
1. 固定作業を標準化する
本部の担当者が店舗の人に聞き取りながら、具体的に決めていきます。各店舗のやり方を比べたうえで、標準にすべきやり方を決めましょう。
平屋か多層階か、面積の大小といった店舗の特性は、加味する必要があります。ただし、手順や基準は統一を図ります。
標準時間は、業務を無駄なく効率的に実施できる人を基準に決めます。標準時間には目標時間という意味合いもあり、教育の目安にもなります。
2. 変動作業を標準化する
変動作業に取り組むのは、固定作業が終わってからが良いでしょう。次の順に決めていきます。
- 作業ごとに、何に対して変動するのかを決める
- 単位当たりの作業時間を決める（例：売上千円当たりの作業時間）。このときも、作業を無駄なく効率的に実施できる人を基準にする
- 日々の売上予算や入荷数量などに、店舗としての標準時間（後で説明します）を掛けて、日々の作業時間を算出する
ただし、変動作業の標準化は、言うは易く、実施が難しい作業です。必ずしも厳密に行わなくても構いません。上の3段階の代わりに、個々の変動作業の曜日別の作業時間を大まかに決めるだけでも、効果はあります。
標準時間との差をどう扱うか
標準時間が現場の実感と合わないときは、まず標準時間の値を現場の実態に合わせ、店舗としての標準時間を設定することが重要です。そのうえで、教育を通して、効率的な人を基準にした標準時間に近づけていきます。
日々の必要人時を考えるときに使うのは、現状の実力値である、この店舗としての標準時間です。
無理に標準時間に合わせようとすると、時にマイナスに作用します。標準時間と現状との差を認識し、どのように差を縮めるかを検討することの方が重要です。
また、新しい機器の導入やレイアウトの変更など、作業の条件が変われば、適宜、標準時間を見直します。
標準時間は一方的に与えるものではない
標準時間は、本部から一方的に与えられるものではありません。店舗での創意工夫による作業時間の短縮なども、本部と共有する必要があります。
最初の一歩
まずは、固定作業と変動作業の一覧表を作成してください。その後は、次の順に進めます。
- 店舗の作業時間を聞き取り、その結果から、効率的な人を基準にした大まかな標準時間を設定する
- 標準時間を見て、店舗で設定すべき現実的な標準時間を設定する
- その標準時間で作業を実施してもらい、結果をフィードバックしてもらう
- 結果を精査して、標準時間を調整する
この作業は1回で終わりではなく、継続性も求められます。