作業計画の立て方
店舗の作業計画を立てるときの、一般的な考え方をまとめます。作業計画は、本部の指導で進めますが、本部と店舗の共同作業になります。
作業計画への誤解
作業計画については、次のような考え方は誤解だといえます。
- 作業計画は緻密さが要求されるから面倒だ
- 計画はよく外れるから勘と経験の方が合っている
- 人は指示されることより任せられる方が好きだ
- 実際に作業する従業員の人たちに任せた方が効率的だ
人任せにすると、次のようなことが起こります。
- 属人的な作業ばかりになり、標準化からかけ離れてしまう
- 店舗と本部の共同作業が進まない
- 効果を測ることができない
1. 曜日別の作業計画を作る
基本は曜日別なので、月曜から日曜までの作業計画を立てます。曜日別以外では、特殊日の作業計画も必要になるかもしれません。
作業計画には、必要な作業をガントチャート形式で置いていきます。作業の時間には、店舗としての標準時間を使います。標準化が済んでいない店舗でも、作業計画を先に作って構いません。その場合は、聞き取りで決めた大まかな時間を置きます。
2. 勤務できる人と比べて調整する
置いた結果は、シフト体制、つまり実際に勤務できる人を曜日別に割り当てた結果と比べます。ムリ、ムダ、ムラがあるようなら、次の順に調整します。
- 勤務する曜日や時間帯を変更できる人がいれば、交渉する
- まだ差があれば、作業を実施する曜日や時間帯を、可能な範囲で調整する
3. それでも差が残るとき
人が足りないとき
- すぐには体制を変えられないのであれば、当面は他店舗や他部門からの応援で対応する
- それでも差がある場合は、優先度の低い作業をなくす、または時間を短縮する
人が余る時間帯があるとき
- 勤務時間を見直す
- 他店舗や他部門へ人を回す
- 教育に充てる
教育は計画に組み込むのが基本で、余った時間にも充てるという関係です。
計画どおりに進まなくなったとき
計画どおりに進まなくなる原因としては、次のようなものがあります。
- 急な退職や異動
- 突発休
- 経験の浅い人の採用
計画との差は、シフト作成者が日々の割当から確かめ、随時対応を図ります。
計画を見直すきっかけは、現場のサービスレベルが維持できないと感じたときです。
最初の一歩
まずは、曜日別のガントチャートとシフト体制を作成してください。これで、現場の見える化が進みます。